Pojęcie administracja pochodzi od łacińskiego słowa administrare, które oznacza nic innego, jak być pomocnym, obsługiwać, zarządzać, ministrare – służyć – tak więc jest to działalność organizatorska realizowana przy pomocy aparatu urzędniczego, obejmująca zakres spraw o charakterze publicznym, regulowana przez ogólne normy prawne.
Dlatego też aby móc sprostać potrzebom mieszkańców Gminy Jaworze oraz innych klientów Urzędu, Wójt Gminy Jaworze Zdzisław Bylok zdecydował się na wprowadzenie w podległym mu aparacie urzędniczym Systemu Zarządzania Jakością – opartym najpierw na normie PN-EN ISO 9001:2001, a obecnie – PN-EN ISO 9001:2009. Celem zainicjowanych przez Wójta działań jest w pierwszym rzędzie zadowolenie klienta (dawniej petenta lub interesanta) z dostarczanych mu wyrobów i usług w postaci aktów prawa miejscowego, aktów administracyjnych oraz pozostałych działań szeroko pojętego administrowania dobrem publicznym.
System Zarządzania Jakością (SZJ) w Urzędzie Gminy Jaworze oparty o normę PN-EN ISO 9001:2009 skierowany jest w pierwszym rzędzie na spełnienie wymagań klientów (mieszkańców oraz pozostałych osób) oraz ciągłe doskonalenie jakości świadczonych usług. Wdrożenie SZJ umożliwia prowadzenie skutecznej i efektywnej działalności w obszarze administracji publicznej pozwalającej zachować odpowiednią jakość podejmowanych działań oraz ich skuteczność, a jednocześnie dostosować się do zmieniających warunków (w szczególności otoczenia prawnego oraz gospodarczego).
Podejście procesowe, jakie zostało zastosowane podczas opracowywania, wdrażania i doskonalenia SZJ w pozotywny sposób oddziałowuje na obieg informacji i dokumentów w Urzędzie Gminy Jaworze, a zarazem wprowadza precyzyjny podział zadań, uprawnień i odpowiedzialności dla wszystkich urzędników. Tym samym Urząd Gminy Jaworze podejmuje działania na rzecz optymalizacji zadowolenia klientów poprzez dokładne spełnienie ich potrzeb, wymagań i oczekiwań.
Główne korzyści z wdrożenia ISO PN-EN 9001:2009 to:
- poprawa jakości świadczonych usług oraz pracy Urzędu
- identyfikacja i podniesienie jakości wszystkich procesów administracyjnych
- usprawnienie obiegu informacji (w tym tzw. e-obiegu – system SEKAP)
- zapewnienie zrównoważonego rozwoju lokalnego
- zwiększenie zaufania klientów Urzędu oraz jego partnerów w kontaktach gospodarczych i administracyjnoprawnych
- określenie zadań, uprawnień i odpowiedzialności urzędników
- działania na rzecz etyki urzędniczej
- usprawnianie działania i ciągłe doskonalenie organizacji oraz adaptacja do zmieniających się warunków zewnętrznych
- poprawa wizerunku Urzędu Gminy Jaworze wśród mieszkańców, pozostałych klientów oraz innych urzędów
- większe możliwości pozyskania środków z funduszy UE
- zwiększenie liczby inwestorów chętnych do rozwijania swojej działalności w gminie
- zmniejszenie kosztów działalności administracyjnej poprzez doskonalenie pracy
- zwiększenie zaufania mieszkańców do urzędu oraz jego władz
- pełna lub prawie pełna realizacja zadań statutowych gminy
- zadowolenie mieszkańców.
ISO PN-EN 9001:2009 dla Państwa to z kolei:
- skrócenie czasu niezbędnego do załatwienia sprawy
- udogodnienia w załatwianiu spraw (np. dostępność formularzy w internecie),
- ograniczenie ilości wymaganych dokumentów, odpisów, kserokopii
- zmniejszenie kosztów rozmów telefonicznych, opłat pocztowych, itp.\
- zmniejszenie kosztów opłat administracyjnych
- zmniejszenie liczby nieprawidłowych decyzji
- ograniczenie konieczności odwołań i spraw sądowych
- lepsza informacja
Odpowiedzialną za sprawy związane z Systemem Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy Jaworze jest Pełnomocniczka Wójta ds. Systemu Zarządzania Jakością (P-ISO) Pani Barbara Galocz-Siwiecka.